（2024年3月14日市政協機關黨組會議修訂）
為加強市政協機關檔案的管理和收集、整理工作，完整系統地保存本機關在工作活動中所形成的各種門類和載體的檔案，保證歸檔文件的質量，更好地利用檔案的查考和憑證依據，以適應機關各項工作的需要，提高工作效率，結合市政協機關實際，特制定本規定。 一、歸檔范圍 凡是反映本機關工作活動，具有查考利用價值的各種門類、載體的文件、材料，均屬歸檔范圍。 （一）市政協的歷屆歷次全體會議和常委會會議全套會議文件以及各種材料。 （二）市政協黨組及其他有關會議紀要、記錄材料。 （三）市政協主席會議、市政協機關黨組會議及其他有關會議紀要、記錄材料。 （四）市政協召開各種座談會和紀念活動材料。 （五）市政協舉辦的各類培訓班的文件材料。 （六）市政協機關所形成的各種正式文件的簽發稿、印制稿、重要文件的修改稿。 （七）本機關代上級機關草擬并被批轉的文件(包括報紙、刊物轉載）文稿和正式文件。 （八）本機關的請示與上級機關的批復文件，下級機關的請示與本機關的批復文件。 （九）市政協組織開展調查研究形成的文件材料。 （十）全國政協、省政協在莆委員、市政協委員視察的有關材料。 （十一）黨和國家領導人、全國、省政協委員等來莆視察和上級機關領導對政協工作的重要指示、講話、題詞、聲像等材料。 （十二）本機關形成的工作計劃、總結、報告。 （十三）本機關出版和編輯的書刊、信息等材料。 （十四）本機關形成的財務報表、憑證、賬簿及與外單位簽定的協議等材料。 （十五）上級機關下發的屬于本機關主管業務并要執行的文件以及普發的、非本機關主管業務但需要貫徹執行的法規文件。 （十六）本機關的基建、設備材料。 （十七）本機關的機構成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信、組織沿革、人員編制等文件材料。 （十八）本機關的歷史沿革、大事記、年鑒。 （十九）上級機關有關干部人事、紀律檢查等有關文件，本機關黨員、干部職工工資花名冊，人事年度統計報表。 （二十）本機關及本機關辦理的干部、工人的轉移工資和行政、黨、團、工會組織介紹信及存根。 （二十一）本機關的其他檔案。 二、歸檔要求 （一）各委室要及時收集需歸檔的文件、材料，收集齊全后進行分類、鑒定、編號、編目，定期向機關檔案室移交，集中管理，任何個人不得據為已有。 （二）歸檔文件質量總的要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。 （三）整理方法：歸檔文件的整理以“件”為單位，一般以每份文件為一件。文件正本與定稿為一件。正文與附件為一件。原件與復制件為一件。來文與復文各為一件。轉發文與被轉發文為一件。報表、名冊、圖冊等一冊(本）為一件。重要文件須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿(包括定稿）各為一件。一次會議、一次調研形成的文件材料為一件。 （四）不同年度的文件一般不放在一起歸檔，但跨年度的請示與批復放在復文年歸檔。沒有復文的，放在請示年歸檔。跨年度的計劃放在對應的第一年歸檔。跨年度的總結放在對應的最后一年歸檔。跨年度的會議文件，放在會議開幕年歸檔。 （五）歸檔文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后，正式文件在前，簽發稿在后排列歸檔。 （六）歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章設置全宗號、機構、年度、保管期限、室編件號、館編件號等項目。圖表和聲像材料等也應在裝具上或在聲像電子材料的背面逐件編號。 （七）永久、30年期和10年期的歸檔文件必須按規定的格式逐件填寫歸檔文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化。文件沒有題名或題名不規范的，應根據文件內容重新擬寫或補充，并外加“[]”。沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內。會議記錄應填寫每次會議的時間和主要內容。 （八）聲像檔案應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者，具體按照《照片檔案管理規范》(GB／T11821—2002）執行。 （九）歸檔文件整理完畢，應按年度填寫“年度歸檔文件整理說明”。主要說明年度文件歸檔的總數量，不同類別、不同保管期限歸檔文件的數量，及當年歸檔文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況，并填寫歸檔文件的整理人、檢查人和日期。 （十）歸檔文件應嚴格按照室編件號順序裝盒，并填寫檔案盒封面、盒脊等項目。不同年度形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。不同類別的歸檔文件不應放入同一檔案盒。按機構分類的不同機構形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒。 （十一）歸檔文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應裱糊，字跡已擴散的應復制并與原件一并歸檔，歸檔文件應采用三孔一線的方法裝訂。 （十二）歸檔文件應以全宗為單位，按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。歸檔文件排列方法應統一，前后保持一致，不可任意改動。 （十三）按照歸檔文件的排列順序編制件號，在同一冊歸檔文件目錄內不得出現重復的歸檔文件號。 （十四）實行檔案隨辦隨歸制度，各委室常規歸檔文件每季度移交檔案室一次。機關檔案室定期向市檔案館移交檔案。 三、檔案工作職責 （一）機關檔案工作應列入領導議事日程，有計劃、有總結，辦公室秘書科配備機關專職檔案人員，負責管理本機關的檔案，對各委室實行監督和指導，并開展有關業務活動。 （二）建立健全機關檔案工作網絡，由各委室指定專人負責文件材料的收集、整理和歸檔工作。人員一經確定，不得隨意變動，如因工作變動需要調整，須報分管領導同意，并辦好交接手續。 （三）各委室主要負責人要對本委室檔案的收集、整理和歸檔工作負總責，經常過問檔案的收集工作，并在每年本委室向檔案室移交檔案時檢查檔案是否完整，是否符合歸檔要求，經檢查合格方可移交。 （四）檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識，認真學習、宣傳、貫徹、執行《檔案法》，做好有關檔案的各項工作。 （五）機關檔案室要注意做好安全保密工作，嚴格檔案借閱手續，及時催還借出的檔案。 （六）機關保密檔案的管理和利用、密級的變更和解密，必須按照國家有關保密的法律和行政法規以及機關有關保密制度規定辦理。 （七）檔案室要建立檔案統計臺賬，按時向市檔案局報送統計年報、年度檔案電子目錄數據和定期移交檔案，開展檔案編研和檢查工作，為提高機關工作效率，提供檔案信息服務。 （八）認真做好檔案庫房管理工作，經常檢查庫存檔案情況，定期對檔案進行鑒定。 （九）檔案工作人員調動時，應在離職前辦好交接手續。 （十）接受市檔案局的業務指導，并做好與各民主黨派、市工商聯等單位檔案業務協作組的溝通聯系工作。 四、檔案的借閱和利用 （一）凡借閱黨組檔案須經黨組書記或副書記批準。借閱人勞類檔案和其他重要檔案須經秘書長批準，此類檔案只能在檔案室查閱，不借出。 （二）凡借閱檔案，須在“借閱檔案登記簿”上登記后方可借閱，并盡量在檔案室查閱，如因工作需要借出的，須在一周內歸還，逾期必須辦理續借手續。 （三）凡借出的檔案，應注意愛護，不得涂改、圈劃、增刪、抽頁、剪裁、拆開等，不得擅自復印轉借他人，不能丟失、泄密，違者要追究責任，嚴重的按《檔案法》規定處理。 （四）外單位來本機關借閱檔案，必須持有單位介紹信，并經秘書長批準，一般在檔案室內查閱，確因工作需要須借出的，要由有關領導簽字后，方可借出并在三天內歸還。摘錄有關檔案材料，按有關規定辦理。 （五）檔案工作人員應嚴格履行歸檔、借閱手續，做到不該借的不借，手續不符的不借。借出的檔案歸還時，應認真檢查有無缺損。 |
